Zuwendungsbestätigungen

Zuwendungsbestätigungen auf einen Blick

Wünscht ein Spender eine Zuwendungsbestätigung, entsteht sie mit dem Zahlungseingang nach dem amtlichen Muster und geht als PDF mit dem Beleg an ihn, ohne dass im Verein jemand etwas tun muss. Aussteller ist Ihr Verein; spenden.live ist technischer Dienstleister. Bestätigungen kosten nichts extra, sie sind in der Jahresgebühr enthalten.

Zum Einrichten gehören drei Schritte: das Steuerprofil ausfüllen, die maschinelle Erstellung einmal beim Finanzamt anzeigen und das Datum eintragen, die Verfahrensdokumentation prüfen und zu Ihren Unterlagen nehmen.

Musterschreiben, Verfahrensdokumentation und die Muster auf dieser Seite sind Muster, keine Steuerberatung. Im Zweifel fragen Sie Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung.

Voraussetzungen

Eine echte Bestätigung entsteht nur, wenn alles passt. Fehlt etwas, bietet die Spendenseite die Bestätigung nicht an, und Spenden gehen trotzdem. Was fehlt, steht im Steuerprofil unter „Noch nicht bereit“ und im Journal unter „Noch keine Bestätigungen möglich“.

• Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist abgeschlossen. Ohne sie nimmt die Spendenseite nur Beträge an, ohne Namen und Anschrift (siehe Verträge).
• Das Steuerprofil ist vollständig, mit mindestens einem begünstigten Zweck.
• Der Bescheid ist nicht zu alt (siehe Gültigkeit des Bescheids).
• Das Datum der Anzeige beim Finanzamt ist eingetragen und nicht in der Zukunft.
• spenden.live hat die Angaben zum Bescheid nicht beanstandet.
• Beim Feststellungsbescheid hat die Steuerbegünstigung schon begonnen.
• Die Spendenaktion bietet Zuwendungsbestätigungen an. Das Häkchen „Spender können eine Zuwendungsbestätigung anfordern“ ist beim Anlegen voreingestellt (siehe Zuwendungsbestätigung und Dank).

Die Freischaltung Ihres Vereins braucht das Steuerprofil nicht. Im Demomodus gibt es schon vorher ein Muster ohne Nummer.

Das Steuerprofil

Unter Steuerprofil (Gruppe „Verein“) tragen Admins die Angaben aus dem Bescheid ein. Sie erscheinen wörtlich in jeder Bestätigung. Den Bescheid selbst laden Sie nicht hoch.

Nach dem Speichern zeigt die Seite unter „Noch nicht bereit“, was noch fehlt. Unten auf der Seite legen Sie den Nummernkreis fest.

Aus dem Zuwendungsempfängerregister

Steht Ihr Verein im Zuwendungsempfängerregister des Bundeszentralamts für Steuern, füllt spenden.live ein leeres Steuerprofil beim ersten Öffnen daraus vor: Art und Datum des Bescheids, Finanzamt und Zwecke, soweit das Register sie nennt. Vergleichen Sie sie mit Ihrem Bescheid und ergänzen Sie den Rest. Weichen Ihre gespeicherten Angaben später vom Register ab, zeigt das Steuerprofil einen Hinweis. Er sperrt nie; neue Bescheide stehen dort oft erst später.

Prüfung durch spenden.live

• spenden.live prüft die Angaben zum Bescheid, damit niemand mit erfundenen Daten Bestätigungen ausgibt. Bestätigungen gehen währenddessen schon; danach steht im Steuerprofil, wann geprüft wurde.
• Ändern Sie Angaben zum Bescheid oder zu den Zwecken, prüft spenden.live neu.
• Beanstandet spenden.live die Angaben, steht der Grund im Steuerprofil, und alle Admins bekommen die Mail „Ihr Steuerprofil bei spenden.live: bitte prüfen“. Bis Sie die Angaben korrigiert und gespeichert haben, gibt es keine Bestätigungen; danach prüft spenden.live erneut.

Gültigkeit des Bescheids

Bestätigungen gibt es nur, solange der Bescheid nicht zu alt ist (§ 63 Abs. 5 AO). spenden.live rechnet ab dem Datum des Bescheids:

• Die Frist endet mit dem Jahrestag des Bescheiddatums; bei einem Bescheid vom 29. Februar mit dem 28. Februar.
• Ab 90 Tagen vor dem Ende zeigen Steuerprofil und Journal „Bescheid läuft ab“ mit den verbleibenden Tagen; dazu kommen Erinnerungen per E-Mail.
• Beim Feststellungsbescheid gibt es keine Bestätigung vor dem Tag, ab dem die Steuerbegünstigung gilt: Die Spendenseite bietet sie bis dahin nicht an, und für Zahlungen vor diesem Tag entsteht auch später keine. Solche Bestätigungen wären unrichtig, und der Verein haftet dafür.

Anzeige beim Finanzamt

Zuwendungsbestätigungen von spenden.live sind maschinell erstellt und tragen keine Unterschrift. Das setzt voraus, dass Ihr Verein das Verfahren einmal beim Finanzamt anzeigt (R 10b.1 Abs. 4 EStR). Eine Genehmigung ist nicht nötig, nur die Anzeige.

1. Im Steuerprofil unter „Maschinelles Verfahren“ Musterschreiben für die Anzeige öffnen. Das Schreiben ist mit Name und Anschrift Ihres Vereins, Finanzamt, Steuernummer, Bescheid und Unterzeichner vorausgefüllt; was noch fehlt, steht in eckigen Klammern.
2. Als PDF laden, die Anschrift des Finanzamts ergänzen (sie steht auf Ihrem Bescheid), unterschreiben und abschicken. Oder den Text unten auf der Seite kopieren und über Mein ELSTER als Nachricht an Ihr Finanzamt senden; der Text kommt ohne Anschriften.
3. Das Datum der Anzeige im Steuerprofil unter „Anzeige beim Finanzamt am“ eintragen und speichern. Erst dann stellt spenden.live Bestätigungen aus.

Das Schreiben zeigt an, dass Ihr Verein ab dem Tag des Schreibens Bestätigungen über Geldzuwendungen maschinell und ohne eigenhändige Unterschrift erstellt, und nennt spenden.live als Plattform. Es beschreibt das Verfahren in Stichpunkten:

• amtliches Muster mit den Angaben aus Ihrem Bescheid, ohne Unterschrift;
• Bestätigung mit dem Zahlungseingang, fortlaufende Nummer, Journal zum Abrufen und Exportieren;
• jede Bestätigung der Zahlung zugeordnet, Summen abstimmbar;
• Storno bei Erstattung oder Rückbuchung;
• Schutz durch persönliche Anmeldung, Rollen und Protokoll, Betrieb in Rechenzentren in Frankfurt am Main;
• eine Beschreibung des Verfahrens auf Anforderung, das ist die Verfahrensdokumentation;
• Sachzuwendungen und Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen bestätigt der Verein weiterhin gesondert.

• Tragen Sie ein Datum in der Zukunft ein, gibt es Bestätigungen erst ab diesem Tag. Ein geplantes Datum reicht nicht; die Anzeige geht dem Verfahren voraus.
• Das Datum steht auf jeder Bestätigung im Vermerk: „Die Nutzung des maschinellen Verfahrens wurde dem Finanzamt … am … angezeigt (R 10b.1 Abs. 4 EStR).“
• Das Schreiben ist ein Muster. Prüfen Sie den Text und passen Sie ihn an, wenn Ihr Verfahren abweicht.

Wie das Schreiben aussieht, zeigt das Muster der Anzeige (PDF) für einen erfundenen Verein.

Die Verfahrensdokumentation

Das Schreiben an das Finanzamt sagt eine Beschreibung von Aufbau und Ablauf des Verfahrens auf Anforderung zu. spenden.live stellt sie als Muster bereit, vorausgefüllt mit Ihren Angaben und mit dem, was spenden.live dabei tut.

Sie finden sie im Steuerprofil unter Muster der Verfahrensdokumentation und auf der Seite der Anzeige beim Finanzamt. Die Seite zeigt den ganzen Text; Als PDF laden lädt ihn als Datei. Gegliedert ist sie wie für elektronische Aufzeichnungen üblich (GoBD):

1. Laden und lesen. Angaben in eckigen Klammern kennt nur Ihr Verein, etwa Kasse, Buchhaltung und Aufbewahrung, oder der Betreiber. Ergänzen oder streichen Sie sie im Ausdruck oder in einer eigenen Fassung. Fragen an spenden.live stellen Sie in der Verwaltung unter Hilfe.
2. Die geprüfte Fassung freigeben und zu Ihren Unterlagen nehmen. Dem Finanzamt legen Sie sie auf Anforderung vor.
3. Ändert sich das Verfahren, laden Sie eine neue Fassung. Der Text beschreibt, was spenden.live am Tag des Ladens tut.

Wie die Dokumentation aussieht, zeigt das Muster der Verfahrensdokumentation (PDF) für einen erfundenen Verein.

Der Nummernkreis

Jede Bestätigung bekommt eine fortlaufende Nummer, lückenlos und je Verein nur einmal. Voreingestellt ist ZB-{JJJJ}-{NR:6}, also etwa ZB-2026-000001. Den Aufbau legen Admins unten im Steuerprofil unter „Nummernkreis“ fest.

• Die laufende Nummer muss genau einmal vorkommen. Feste Zeichen sind Buchstaben ohne Umlaute, Ziffern, Leerzeichen und . _ / -, höchstens 40 Zeichen insgesamt.
• Steht das Jahr in der Nummer, beginnt die laufende Nummer jedes Kalenderjahr neu. Sonst läuft sie über die Jahre durch.
• Führen Sie einen bisherigen Nummernkreis fort, tragen Sie unter „Nächste laufende Nummer“ die nächste freie Nummer ein; ab dann zählt spenden.live lückenlos weiter. Das geht nur, solange im laufenden Jahr bzw. Nummernkreis noch keine Bestätigung steht.
• Die Seite zeigt die nächste Nummer, bevor Sie speichern. Ergäbe der neue Aufbau eine Nummer, die es schon gibt, nimmt die Seite ihn nicht an.
• Demospenden bekommen keine Nummer und verbrauchen keine.

Was Spender erleben

Auf der Spendenseite wählt der Spender nach dem Betrag, wie er spendet. Bietet die Spendenseite Bestätigungen an, erscheint bei „Privat“ und „Firma“ das Häkchen „Ich möchte eine Zuwendungsbestätigung erhalten“.

• Pflicht mit Häkchen: E-Mail-Adresse, Straße und Hausnummer, Postleitzahl mit fünf Ziffern und Ort. Ohne diese Angaben nimmt die Spendenseite den Wunsch nicht an und nennt, was fehlt.
• Ohne Namen auf der Anzeige: Wer „Nicht auf der Anzeige zeigen“ wählt, erscheint als „Ein Gast“ und bekommt die Bestätigung trotzdem auf seinen Namen.
• Bis 300 €: Die Spendenseite weist darauf hin, dass dem Finanzamt bis 300 € auch der Zahlungsbeleg genügt (§ 50 Abs. 4 EStDV); die Bestätigung gibt es trotzdem.

Die E-Mail mit der Bestätigung

Gleich nach der Zahlung kommt der Beleg „Ihre Spende an …: …“ im Namen Ihres Vereins, mit Betrag, Spendenaktion, Datum, Zahlungsart und Referenz. Die Bestätigung liegt als PDF bei, etwa Zuwendungsbestaetigung-ZB-2026-000001.pdf, mit der Bitte, sie für die Steuererklärung aufzubewahren. Antworten gehen an Ihren Verein. Scheitert der Versand, wiederholt spenden.live ihn von selbst; Nummer und Bestätigung bleiben dieselben.

Fehlt beim Zahlungseingang eine Voraussetzung, etwa weil der Bescheid inzwischen abgelaufen ist, geht der Beleg mit dem Hinweis hinaus, dass Ihr Verein die Bestätigung gesondert ausstellt. In der Spendenliste steht dann in der Spalte „ZB“ „angefordert“ (siehe Angefordert, aber nicht ausgestellt). Diese Bestätigung stellt Ihr Verein selbst aus.

Spenden über das Formular auf Ihrer Vereinswebsite laufen genauso: Bezahlt und bestätigt wird auf der Spendenseite.

Was in der Bestätigung steht

Die Bestätigung folgt dem amtlichen Muster „Bestätigung über Geldzuwendungen“ für steuerbegünstigte Körperschaften, mit dessen Wortlaut, auf einer Seite A4.

• Oben Ihr Verein mit Anschrift, rechts Nummer und Ausstellungsdatum.
• Name und Anschrift des Spenders, Betrag in Ziffern und in Buchstaben, Tag der Zuwendung. Das ist bei Online-Spenden der Tag des Zahlungseingangs, bei Bargeld der Tag der Erfassung, bei einer Überweisung der Tag der Gutschrift auf dem Vereinskonto.
• Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen: angekreuzt „Nein“, denn bestätigt werden nur Geldzuwendungen.
• Der Satz zum Bescheid mit Finanzamt, Steuernummer und Datum, beim Freistellungsbescheid mit Veranlagungszeitraum, und Ihren Zwecken; dazu die Bestätigung, dass die Zuwendung nur für diese Zwecke verwendet wird.
• Auf Wunsch aus dem Steuerprofil der angekreuzte Satz zu nicht abziehbaren Mitgliedsbeiträgen.
• Ort und Datum, Name und Funktion des Unterzeichners in Druckschrift, der Vermerk zur maschinellen Erstellung mit dem Datum der Anzeige beim Finanzamt und die amtlichen Hinweise zur Haftung und zum Alter des Bescheids.
• In der Fußzeile „Erstellt über spenden.live im Auftrag von …“, Nummer und Zahlungsreferenz.

Mit der Ausstellung speichert spenden.live alle Angaben der Bestätigung. Spätere Änderungen am Steuerprofil oder an der Anschrift Ihres Vereins ändern ausgestellte Bestätigungen nicht; jedes spätere PDF hat dieselben Angaben.

Wie das aussieht, zeigt das Muster der Bestätigung (PDF), entwertet wie im Demomodus.

Bargeld und Überweisungen mit Bestätigung

Für Bargeld und für Überweisungen, die schon auf dem Vereinskonto gutgeschrieben sind, stellt die Moderation auf Wunsch gleich eine Bestätigung aus. Wie die Moderation funktioniert, steht im Teil Während der Spendenaktion.

1. Unter Bargeld, Überweisung, Zusage erfassen Betrag und Art „Bargeld“ oder „Überweisung“ wählen, Häkchen bei Zuwendungsbestätigung gewünscht.
2. Bei einer Überweisung den Tag der Gutschrift laut Kontoauszug eintragen; er wird Tag der Zuwendung. Ein Tag in der Zukunft geht nicht.
3. Name, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort eintragen; die E-Mail-Adresse ist freiwillig.
4. Mit E-Mail-Adresse kommt die Bestätigung wie online per E-Mail. Ohne steht sie danach unter Zuletzt bei Bestätigung drucken bereit: öffnen, drucken, übergeben.

• Nummernkreis und Journal sind dieselben wie online. Im Journal tragen diese Bestätigungen die Marke „Bargeld“ oder „Überweisung“; ihr PDF öffnen Sie dort jederzeit wieder.
• Für Zusagen und erst angekündigte Überweisungen gibt es keine Bestätigung, denn das Geld ist noch nicht da. Sie bestätigt Ihr Verein selbst, sobald es eingegangen ist.
• Bestätigen Sie eine Überweisung nur einmal: entweder hier oder selbst, nicht beides.
• Fehlt eine Voraussetzung, zeigt die Moderation statt des Häkchens den Grund, etwa „Für diese Spendenaktion sind Zuwendungsbestätigungen ausgeschaltet.“

Journal, Duplikat und erneuter Versand

Unter Bestätigungen stehen alle Bestätigungen Ihres Vereins, die neuesten zuerst: Nummer, Spender, Datum, Betrag und Versand. Oben zeigt die Seite „Bereit“ oder „Steuerprofil unvollständig“ mit den Gründen. Admins und Kasse sehen das Journal; das Steuerprofil ändern nur Admins.

• PDF öffnet die Bestätigung als Duplikat, mit denselben Angaben wie das Original.
• Erneut senden schickt Beleg und Bestätigung noch einmal an die Adresse des Spenders, mit derselben Nummer. Ohne E-Mail-Adresse fehlt der Knopf.
• Die Spalte „Mail“ zeigt „gesendet“; bei Barspenden ohne E-Mail-Adresse steht dort „zum Ausdruck“.
• Journal als CSV lädt alle Bestätigungen als Datei für Excel: Nummer, Stand, Ausstellungsdatum, Tag der Zuwendung, Betrag, Spender mit Anschrift, Art (online, Bargeld oder Überweisung), Zahlungsreferenz und bei Stornos Datum, Grund und wann der Spender informiert wurde. Jeder Export wird protokolliert.

Weitere Zahlen, etwa wie viele Spender eine Bestätigung angefordert haben, stehen in der Spendenliste und im Endbericht (siehe Spenden und Export).

Stornierte Bestätigungen

Eine Bestätigung wird nie gelöscht. Gilt sie nicht mehr, storniert spenden.live sie: Die Nummer bleibt im Journal, markiert als „storniert“ mit Grund und Datum, und das PDF trägt den Aufdruck „STORNIERT“.

Den Spender informieren Sie im Journal mit Spender informieren. Er bekommt eine E-Mail, dass die Bestätigung nicht mehr gilt und er sie nicht für die Steuererklärung verwenden soll. Das geschieht nie von selbst. Danach zeigt das Journal „Storno mitgeteilt“ mit Datum; Erneut informieren schickt die Mail noch einmal. Ohne E-Mail-Adresse steht dort „keine Adresse“; dann informieren Sie ihn selbst. Eine stornierte Bestätigung lässt sich nicht mehr senden.

Bestätigungen im Demomodus

Bis zur Freischaltung können Sie den ganzen Ablauf ausprobieren. Demospenden mit Wunsch nach Bestätigung bekommen ein entwertetes Muster: statt der Nummer „DEMO MUSTER“, dreimal quer über die Seite und oben „Demomodus — keine gültige Zuwendungsbestätigung, nicht für das Finanzamt“.

• Das Muster entsteht schon ohne vollständiges Steuerprofil. Fehlende Angaben stehen darin als Platzhalter, etwa „[Finanzamt]“ oder „[Steuernummer]“.
• Es hat keine Nummer, verbraucht keine und steht nicht im Journal.
• Die Belegmail beginnt mit „[Demo]“.
• Auch im Demomodus muss die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen sein. Ohne sie ist die Spendenseite eine Probeseite ohne Namen und ohne Muster der Bestätigung (siehe Demomodus).

Wenn der Bescheid abläuft

Damit kein Verein erst während der Spendenaktion merkt, dass der Bescheid zu alt ist, erinnert spenden.live alle Admins freigeschalteter Vereine per E-Mail: 60 Tage und 14 Tage vor dem Ablauf und einmal danach.

• Betreff „Ihr Freistellungsbescheid läuft in … Tagen ab“ bzw. „Ihr Feststellungsbescheid …“, nach dem Ablauf „… ist abgelaufen: keine Zuwendungsbestätigungen mehr“. Die Mail nennt das Datum des Bescheids und bis wann er Grundlage ist und führt zum Steuerprofil.
• Ab 90 Tagen vorher zeigen auch Steuerprofil und Journal „Bescheid läuft ab“.
• Nach dem Ablauf stellt spenden.live keine Bestätigungen mehr aus, bis der neue Bescheid eingetragen ist. Spenden gehen weiter; wer trotzdem eine Bestätigung angefordert hat, bekommt den Beleg mit dem Hinweis, dass Ihr Verein sie gesondert ausstellt.
• Jede Erinnerung kommt je Bescheid einmal. Tragen Sie einen neuen Bescheid ein, beginnt die Zählung neu.

Tragen Sie den neuen Bescheid ein, sobald er vorliegt, am besten vor Ihrer nächsten Spendenaktion. Mit dem neuen Datum prüft spenden.live die Angaben neu; Bestätigungen gehen währenddessen.

Aufbewahrung

Die Aufbewahrungspflichten für Spendenunterlagen und die Doppel der Zuwendungsbestätigungen erfüllt Ihr Verein selbst (AGB § 8 Abs. 3). Solange der Vertrag läuft, bewahrt spenden.live die Daten in Ihrem Auftrag auf.

• Für Bestätigungen und Spenden gibt es in spenden.live keine Löschfunktion. Jedes Duplikat entsteht aus den gespeicherten Angaben.
• Name und Anschrift für die Bestätigung bleiben gespeichert, auch wenn spenden.live zwölf Monate nach dem Beenden einer Spendenaktion die Anzeigenamen löscht.
• Spätestens 30 Tage nach dem Vertragsende löscht spenden.live die Daten Ihres Vereins (AGB § 8 Abs. 2). Sichern Sie deshalb vorher Journal und Spendenliste als CSV und die PDF, die Sie brauchen (siehe Vertragsende).

Was spenden.live nicht bestätigt

spenden.live bestätigt Online-Spenden sowie Bargeld und eingegangene Überweisungen, die in der Moderation mit Bestätigung erfasst werden. Jede Bestätigung betrifft genau eine Zuwendung. Für alles andere stellt Ihr Verein Bestätigungen weiterhin selbst aus:

• Sachzuwendungen und den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen;
• Überweisungen auf das Vereinskonto, die in der Moderation nicht mit Bestätigung erfasst wurden, etwa weil sie bei der Erfassung erst angekündigt oder zugesagt waren;
• Sammelbestätigungen über mehrere Zuwendungen;
• Korrekturen einer ausgestellten Bestätigung, etwa einer geänderten Anschrift;
• Spenden, bei denen beim Zahlungseingang eine Voraussetzung fehlte.

Achten Sie darauf, dass es für dieselbe Zuwendung nicht zwei Bestätigungen gibt, eine von spenden.live und eine eigene.

Muster zum Herunterladen

So sehen die Dokumente aus, die spenden.live erzeugt, hier für den erfundenen „Förderverein Musterstadt e. V.“ und die Spenderin Erika Mustermann. Ihre eigenen Fassungen erzeugt die Verwaltung mit den Angaben Ihres Vereins.

Alle Namen, Anschriften und Nummern in den Mustern sind erfunden. Die Muster sind keine gültigen Dokumente und keine Steuerberatung; prüfen Sie Ihre eigenen Fassungen und fragen Sie im Zweifel Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung.

Wenn es hakt

Eine Frage, die hier fehlt? Admins und Kasse schreiben uns in der Verwaltung unter Hilfe, alle anderen an info@spenden.live. Steuerliche Fragen beantworten Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung.