Spendenaktion vorbereiten

Von der Spendenaktion zur startklaren Spendenaktion

Jede Spendenaktion ist in spenden.live eine Spendenaktion: mit eigener Spendenseite, eigenem QR-Code und eigener Anzeige für den Beamer. Alle Schritte dieser Seite erledigt ein Admin in der Verwaltung.

Wie Sie Ihren Verein registrieren und freischalten, steht im Teil Loslegen. Beamer, Moderation und Bargeld am Tag selbst beschreibt der Teil Während der Spendenaktion.

Spendenaktion anlegen

Unter Spendenaktionen oder in der Übersicht auf Neue Spendenaktion. Das Formular hat vier Teile: Grunddaten, Beträge, Zeitfenster sowie Zuwendungsbestätigung und Dank. Spendenaktion anlegen legt die Spendenaktion als Entwurf an.

Live-Event oder Dauerseite

Titel, Kurztext und Beträge

• Titel, 3 bis 80 Zeichen, etwa „Benefizgala 2026“. Er steht auf Spendenseite, Anzeige und Tischaufsteller, und aus ihm entsteht die Adresse der Spendenseite. Er nennt kein konkretes Objekt und sagt nicht zu, wofür das Geld ausgegeben wird: Spenden sind nicht zweckgebunden.
• Kurztext (freiwillig, bis 300 Zeichen): ein, zwei Sätze unter dem Titel, auf der Spendenseite und in der Szene Willkommen der Anzeige, zum Beispiel „Danke, dass Sie dabei sind.“
• Ziel in € (freiwillig): Spendenseite und Anzeige zeigen dann einen Balken mit dem Stand. Ohne Ziel zeigt nur die Anzeige die Summe.
• Mindestbetrag und Vorschlagsbeträge: Online spenden Gäste ab 5 €; beides kann höher liegen, nicht niedriger. Bis zu acht Vorschläge, durch Komma getrennt, voreingestellt sind 10, 25, 50, 100 und 250 €. Auf der Spendenseite können Gäste auch einen anderen Betrag eintragen.

Zeitfenster

Beginn und Ende sind freiwillig. Sie steuern die Szene Automatisch der Anzeige: vor dem Beginn Willkommen, danach Live, nach dem Ende Danke (siehe Szenen). Bei einem Live-Event kommt nach dem geplanten Ende außerdem der Endbericht.

Zuwendungsbestätigung und Dank

• „Spender können eine Zuwendungsbestätigung anfordern“ ist voreingestellt. Die Spendenseite bietet die Bestätigung dann allen an, die als „Privat“ oder „Firma“ spenden. Nach der Freischaltung braucht sie dafür ein vollständiges Steuerprofil; im Demomodus gibt es schon vorher ein Muster ohne Nummer. In beiden Fällen muss die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen sein.
• Dankestext auf der Bestätigungsseite (freiwillig, bis 300 Zeichen): erscheint nach der Zahlung auf der Danke-Seite, in der E-Mail mit dem Spendenbeleg und in der Szene Danke der Anzeige.

Bearbeiten und löschen

Alle Angaben ändern Sie später auf der Seite der Spendenaktion mit Bearbeiten, auch die der Beispielaktion. Änderungen gelten sofort auf Spendenseite und Anzeige. Die Adresse der Spendenseite bleibt, wenn sich der Titel ändert, damit gedruckte QR-Codes weiter passen. Sind schon echte Spenden eingegangen, bleibt außerdem die Art (Live-Event oder Dauerseite). Während der Spendenaktion geht das Ziel auch in der Moderation mit Ziel setzen (siehe Ziel anpassen).

Unten auf der Seite Bearbeiten steht Spendenaktion löschen, solange die Spendenaktion keine echten Spenden hat: Demospenden und Sammelseiten gehen mit. Mit echten Spenden bleibt sie für Exporte, Belege und Zuwendungsbestätigungen erhalten; beenden lässt sie sich jederzeit.

Anzeige einstellen

Auf der Seite der Spendenaktion im Reiter Anzeige. Links verbinden Sie Beamer und wählen die Szene, rechts stellen Sie ein, was die Anzeige neben der Summe zeigt: Die Feldgruppen Glocke und Listen und Meilensteine klappen Sie dort auf, in der Zeile stehen die eingestellten Werte. Anzeige speichern übernimmt die Einstellungen sofort, auch auf Anzeigen, die schon laufen.

Wie Sie einen Beamer verbinden und was die Szenen zeigen, steht im Teil Während der Spendenaktion unter Beamer verbinden und Szenen.

Glocke und Listen

• Spendenglocke ab (€): Ab diesem Betrag läutet die Glocke, und die Anzeige zeigt „Danke, Martin Berger!“; ohne Namen steht dort „Ein Gast“. Voreingestellt sind 500 €. Bleibt das Feld leer, läutet sie nicht.
• Name für anonyme Spenden: steht überall, wo jemand ohne Namen spendet. Voreingestellt ist „Ein Gast“.
• Ticker der letzten Spenden und Liste „Größte Unterstützung“ (Top 10): beide voreingestellt an. Sind mehrere Listen an, wechseln sie sich auf der Anzeige alle 20 Sekunden ab. Namen erscheinen nur, wenn die Spender es erlaubt haben.
• „Danke an unsere Sammler“: erscheint, sobald die Spendenaktion Sammelseiten hat. Voreingestellt aus; auf Wunsch ohne Beträge.

Glocke, Ticker und Liste schaltet man während der Spendenaktion in der Moderation an und aus (siehe Glocke, Ticker, Ziel). Den Betrag für die Glocke legen Sie nur hier fest.

Meilensteine

Bis zu fünf Beträge, die die Anzeige feiert, sobald die Summe sie erreicht: acht Sekunden lang, auf allen Anzeigen gleichzeitig, jeden genau einmal. Haben Sie beim Anlegen ein Ziel eingetragen, stehen Halbzeit und Ziel schon als Meilensteine da.

• Jeder Meilenstein braucht einen eigenen Betrag.
• Der Text ist freiwillig (bis 80 Zeichen) und erscheint mit dem Betrag. Ohne Text zeigt die Anzeige „Weiter so!“, beim Ziel „Gemeinsam geschafft.“
• Wie der Titel nennt der Text kein konkretes Objekt und sagt nicht zu, wofür das Geld ausgegeben wird. Ein Dank passt immer, etwa „Danke, dass Sie dabei sind“.
• Erreichte Meilensteine sind mit erreicht markiert. Ändern Sie nur den Text, bleiben sie erreicht.
• Wird in der Moderation ein neues Ziel gesetzt, wird es von selbst ein Meilenstein.

Mit der Freischaltung gelten Meilensteine, die Demospenden erreicht haben, wieder als offen.

Erscheinungsbild: Stil, Logo, Farben

Unter Erscheinungsbild (Gruppe „Verein“) bekommen Spendenseite, Anzeige und Tischaufsteller das Gesicht Ihres Vereins. Das gilt für alle Spendenaktionen; die Verwaltung bleibt im Design von spenden.live.

1. Stil: Seriös, Ruhig, Verspielt oder Festlich. Er bestimmt Schrift, Formen und Bewegung; Verspielt feiert Meilensteine mit Konfetti, Festlich mit Funkeln.
2. Logo: am besten PNG mit transparentem Hintergrund oder SVG, auch WebP oder JPEG, höchstens 1 MB. Querformat wirkt am besten. Das Häkchen „Logo auf der Anzeige auf heller Fläche zeigen“ hält dunkle und farbige Logos auf dem dunklen Grund der Anzeige lesbar. Ohne Logo zeigen Spendenseite und Anzeige die Initialen des Vereins.
3. Farben: eine von sechs Farbwelten oder Eigene Farben. Die Akzentfarbe tragen Fortschritt, neueste Spende, Glocke und Meilensteine, die dunkle Grundfarbe den Grund der Anzeige, die Danke-Seite, Knöpfe und Schrift. spenden.live prüft den Kontrast: Ist er zu schwach, lässt sich nicht speichern; Hinweise auf mäßige Lesbarkeit halten nicht auf.
4. Vorschau: Rechts sehen Sie Anzeige und Spendenseite mit Beispielspenden, noch bevor Sie speichern, bei der Anzeige auch Meilenstein und Glocke. Speichern übernimmt alles sofort, auch auf laufenden Anzeigen.

Tischaufsteller mit QR-Code

Auf der Seite der Spendenaktion im Reiter Teilen unter Tischaufsteller, aufgeklappt mit Tischaufsteller drucken: eine druckfertige Karte mit Ihrem Logo, dem Titel der Spendenaktion, einer Überschrift und dem QR-Code zur Spendenseite, in Ihren Farben. Drucken können Admins und die Kasse.

1. Format wählen: DIN A5 hoch, DIN A5 quer oder DIN A6 hoch.
2. Überschrift (bis 40 Zeichen) und Text (bis 160 Zeichen) sind freiwillig. Bleiben die Felder leer, druckt der Aufsteller die grauen Beispieltexte aus dem Formular. Das letzte Wort der Überschrift erscheint in der Akzentfarbe.
3. Tischaufsteller öffnen: Die Druckansicht öffnet sich in einem neuen Tab. Oben wechseln Sie das Format; Drucken öffnet den Druckdialog.
4. Im Druckdialog die Papiergröße prüfen und die Ränder auf „keine“ stellen, denn die Karte ist randlos gesetzt. Für einen Aufsteller aus Acryl passt A5 oder A6.

Neben dem QR-Code stehen „Scannen und spenden“, bei einem Live-Event der Hinweis, dass der Name auf Wunsch auf der Anzeige erscheint, die Zuwendungsbestätigung per E-Mail, wenn die Spendenseite sie anbietet, und die Adresse der Spendenseite zum Abtippen.

QR-Code für eigene Drucksachen

In der Übersicht unter Spendenseite und QR-Code und im Reiter Teilen stehen die Adresse der Spendenseite und ihr QR-Code. QR als SVG laden lädt ihn als Grafik, etwa für Einladung oder Plakat. Die Adresse bleibt, solange es die Spendenaktion gibt; Link erneuern bei der Anzeige ändert daran nichts. Sie können also früh drucken. Erreichbar ist die Spendenseite ab dem Starten, vorher meldet sie „Seite nicht gefunden“.

Spenden auf der Vereinswebsite

Jede Spendenaktion lässt sich auf Ihrer eigenen Website einbinden, am besten eine Dauerseite: Dann sammelt Ihre Website das ganze Jahr Spenden. Die Codes stehen auf der Seite der Spendenaktion im Reiter Teilen unter Auf der Website einbinden, mit Vorschau. Das ist im Jahresbeitrag enthalten.

Die drei Formen, die Anleitung für WordPress, IONOS, Jimdo und Wix und einen Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung finden Sie im eigenen Teil Spenden über die Website: Drei Formen, Code einfügen, Datenschutz.

Sammelseiten

Mit Sammelseiten sammeln Mitglieder für Ihre Spendenaktion im eigenen Bekanntenkreis: der Vorstand und die Trainer in den Wochen vor der Gala, die Kinder beim Sponsorenlauf, ein Mitglied zum runden Geburtstag. Jede Seite hat einen eigenen Link und QR-Code. Das ist im Jahresbeitrag enthalten.

1. Auf der Seite der Spendenaktion im Reiter Teilen unter Sammelseiten Neue Sammelseite aufklappen und eine Überschrift eintragen, etwa „Thomas wird 50 und sammelt für die Sportfreunde“, dazu den Namen auf der Anzeige („Thomas“). Text, Ziel und eine eigene Adresse sind freiwillig.
2. Sammelseite anlegen: In der Liste stehen nun der Link (etwa …/jubilaeumsgala/thomas), der Stand und der QR-Code zum Herunterladen.
3. Den Link geben Sie dem Sammler. Er schickt ihn per WhatsApp oder Mail an Familie und Freunde.

• Gespendet wird wie auf der Spendenseite: Das Geld geht direkt an Ihren Verein, jeder Spender bekommt seine eigene Zuwendungsbestätigung, die Spende zählt für die Spendenaktion und für die Sammelseite.
• Auf der Sammelseite stehen nur Summe und Anzahl der Spenden, keine Namen.
• Nach der Spende bietet die Danke-Seite Weitersagen an, mit dem Link der Sammelseite.
• Auf der Anzeige dankt das Modul Danke an unsere Sammler den Sammlern in der Reihenfolge, in der Sie die Seiten angelegt haben, ohne Platzierung. Sie schalten es bei Glocke und Listen oder in der Moderation ein.
• Legen Sie Seiten nur mit Einverständnis der Sammler an, denn Name und Text sind öffentlich. Bei Kindern genügt der Vorname. Wie der Titel nennt der Text den Anlass, kein konkretes Objekt.
• Bearbeiten ändert Überschrift, Name, Text und Ziel. Eine neue Adresse macht geteilte Links ungültig. Verbergen nimmt eine Seite vom Netz und von der Anzeige; bisherige Spenden zählen weiter. Löschen geht nur, solange über die Seite nicht gespendet wurde.
• Im Export der Spendenliste steht je Spende die Sammelseite.

Unterstützer legen selbst an

Auf Wunsch legen Unterstützer selbst eine Sammelseite an, etwa zum Geburtstag oder zur Hochzeit. Schalten Sie dazu im Reiter Teilen unter Sammelseiten „Unterstützer dürfen selbst Sammelseiten anlegen“ ein. Beim ersten Einschalten nimmt ein Admin dabei die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung in Fassung 1.6 an; sie ergänzt die Daten der Sammler.

1. Auf der Spendenseite steht dann „Selbst für den Verein sammeln“. Der Unterstützer trägt Überschrift, Namen, auf Wunsch Text und Ziel sowie seine E-Mail-Adresse ein und bestätigt, dass er mindestens 18 Jahre alt ist und die Bedingungen für Sammelseiten akzeptiert.
2. Er bestätigt seine E-Mail-Adresse über den Link in der Mail. Erst danach sehen Sie die Seite, und die Admins bekommen eine Mail.
3. Unter Warten auf Freigabe geben Sie die Seite frei oder lehnen sie mit einem kurzen Grund ab; das geht auch in der Moderation. Der Unterstützer bekommt in beiden Fällen eine Mail.
4. Freigegeben ist die Seite sofort erreichbar. Der Unterstützer teilt den Link selbst.

• Über den Link aus seiner Mail sieht der Unterstützer Stand und Spenden: Namen nur von Spendern, die der Namensanzeige zugestimmt haben, Beträge nur, wenn der Spender es eigens erlaubt hat. E-Mail-Adressen und Anschriften sieht er nie.
• Er bekommt höchstens eine Mail am Tag über neue Spenden, kann sie abschalten und seine Seite jederzeit beenden. Zum Ende der Spendenaktion bedankt sich spenden.live in Ihrem Namen mit dem Endstand.
• Nicht bestätigte Seiten löscht spenden.live nach sieben Tagen, abgelehnte nach 30 Tagen.
• Ausschalten verhindert neue Seiten; freigegebene bleiben bestehen.

Moderation einladen

Wer während der Spendenaktion die Moderation bedient, bekommt einen eigenen Zugang mit der Rolle Moderation. Er sieht nur die Moderationsseiten der Spendenaktionen, die Sie ihm zuweisen, keine Verwaltung und keine Spenderlisten.

1. Die Spendenaktion muss angelegt sein; ein Entwurf genügt.
2. Unter Team die E-Mail-Adresse eintragen, auf Wunsch den Namen, als Rolle Moderation wählen und unter „Spendenaktionen (für die Moderation)“ die Spendenaktion ankreuzen. Dann Einladen.
3. Die Einladung kommt per E-Mail, mit einem Link auf das Handbuch für die Spendenaktion und den Spickzettel. Sie gilt sieben Tage. Unter „Offene Einladungen“ steht der „Link zum Weitergeben“; Erneut senden schickt sie noch einmal und verlängert sie um sieben Tage.
4. Wer annimmt, legt ein Passwort fest und ist gleich angemeldet. Ist genau eine Spendenaktion zugewiesen, öffnet sich deren Moderation direkt.

• Eine weitere Spendenaktion für dieselbe Person: noch einmal einladen, oder unter Team bei ihrem Zugang das Häkchen setzen und Spendenaktionen speichern.
• Einladen geht, sobald Ihre E-Mail-Adresse bestätigt ist, auch im Demomodus. Die Rollen im Einzelnen stehen im Teil Loslegen unter Team einladen.
• Für die Moderation ist ein zweiter Faktor freiwillig.

Starten

Eine neue Spendenaktion ist ein Entwurf. Erst Starten oben auf der Seite der Spendenaktion macht die Spendenseite erreichbar; die Spendenaktion steht dann auf Aktiv.

Dabei prüft spenden.live:

• Das Impressum hat alle Pflichtangaben.
• Nach der Freischaltung: Das Zahlungskonto kann Zahlungen annehmen; bis dahin ist Starten ausgegraut. Im Demomodus geht es ohne Zahlungskonto.
• Die Jahresgebühr ist nicht trotz Mahnung offen (siehe Offene Jahresgebühr).

Fehlt etwas, nennt die Seite der Spendenaktion den Grund mit einem Link dorthin.

Pausieren hält die Spendenseite an, ohne die Spendenaktion zu beenden; Fortsetzen öffnet sie wieder. Was nach dem Ende zu tun ist, steht im Teil Nach der Spendenaktion.

Spendenseite prüfen und Probelauf

Sehen Sie die Spendenaktion einmal so, wie Ihre Gäste sie erleben. Vor jeder Live-Spendenaktion gehört ein Probelauf am Veranstaltungsort dazu: Zahlungskonto, Anzeige und Internet (AGB § 9 Abs. 7).

Spendenseite prüfen

1. In der Übersicht der Spendenaktion die Adresse unter Spendenseite und QR-Code anklicken oder den QR-Code mit dem Handy scannen.
2. Titel, Kurztext, Beträge, Mindestbetrag und Ziel prüfen, dazu Logo und Farben. Ganz unten führen „Impressum“ und „Datenschutz“ zu den Angaben Ihres Vereins.
3. Privat antippen: Darunter erscheinen Name, E-Mail für den Beleg und, wenn die Spendenseite sie anbietet, „Ich möchte eine Zuwendungsbestätigung erhalten“. Bei Als Gast sind diese Felder ausgeblendet.
4. Einen Betrag wählen und auf den Knopf zum Spenden tippen. Im Demomodus folgt die Demo-Zahlseite mit Zahlung simulieren; die Spende läuft bis zur Anzeige und zur Belegmail durch. Nach der Freischaltung öffnet sich die Zahlseite von Stripe. Dort können Sie abbrechen, ohne zu bezahlen, und die Spendenseite meldet „Die Zahlung wurde abgebrochen.“

Probelauf vor Ort

• Am Beamer-Rechner die Anzeige verbinden und einmal Anzeige starten klicken, wie unter Beamer verbinden beschrieben. In der Moderation steht dann „1 Anzeige verbunden“.
• Den QR-Code auf der Anzeige mit dem Handy scannen: Öffnet sich die Spendenseite, reicht das Netz im Saal. Dafür muss die Spendenaktion gestartet sein.
• Ton und Glocke: in der Moderation unter Bargeld, Überweisung, Zusage erfassen einen Betrag ab dem Glockenbetrag als Bargeld eintragen und Auf die Anzeige drücken. Die Glocke läutet. Danach unter Zuletzt auf Storno: Der Eintrag verschwindet, die Summe stimmt wieder.
• Die Checkliste für den Tag selbst steht unter Vorher prüfen.

Wenn es hakt

Eine Frage, die hier fehlt? Schreiben Sie uns in der Verwaltung unter Hilfe oder an info@spenden.live.