Nach der Spendenaktion

Was von selbst passiert, was Sie tun

Das meiste läuft schon während der Spendenaktion: Belege und Zuwendungsbestätigungen gehen gleich nach jeder Zahlung an die Spender. Danach bleiben Abschluss, Kasse und Unterlagen.

Beenden und Erstatten dürfen nur Admins. Spenden, Bestätigungen und Rechnungen sehen und exportieren Admins und die Kasse.

Spendenaktion beenden

Auf der Seite der Spendenaktion oben rechts Beenden. Danach nimmt die Spendenseite keine Spenden mehr an und meldet: „Diese Aktion ist beendet. Vielen Dank an alle, die mitgemacht haben.“

• Die Anzeige wechselt in der Szene Automatisch auf Danke mit dem Endstand.
• Das geplante Ende im Zeitfenster schließt die Spendenseite nicht. Das tut nur Beenden; Pausieren in der Verwaltung und Spenden stoppen in der Moderation halten sie nur an.
• Viele Gäste spenden noch auf dem Heimweg. Wer das möchte, lässt die Spendenaktion ein paar Tage offen und beendet sie danach.
• Eine beendete Spendenaktion öffnen Sie bei Bedarf mit Starten wieder.

Aufräumen

• Helfer, die keinen Zugang mehr brauchen: unter Team Zugang entziehen. Sie sind sofort abgemeldet.
• Lief die Anzeige auf fremden Rechnern, etwa im Hotel: bei der Spendenaktion im Reiter Anzeige Link erneuern. Das trennt alle Anzeigen, der alte Link zeigt nichts mehr.
• An geteilten Tablets abmelden; in der Moderation steht Abmelden links unter den Modulen.

Die Handgriffe am Ende der Spendenaktion selbst stehen unter Zum Schluss.

Der Endbericht

Am Morgen nach dem Ende eines Live-Events schickt spenden.live allen Admins und der Kasse den Endbericht „Ihre Spendenaktion in Zahlen“; im Betreff stehen Titel, Summe und Zahl der Spenden. Als Ende zählt, was zuerst kommt: Beenden oder das geplante Ende im Zeitfenster.

• Summe mit dem Anteil am Ziel, Zahl der Spenden und Durchschnitt
• online gespendet und, falls erfasst, Bargeld, Überweisungen und Zusagen
• die größte Spende
• Zuwendungsbestätigungen: ausgestellt und verschickt, dazu die gewünschten, die noch nicht ausgestellt sind
• Alle Spenden ansehen und „Als CSV herunterladen (für die Buchhaltung)“

Der Bericht kommt einmal je Spendenaktion, für freigeschaltete Vereine und nur, wenn es Spenden gab. Er zählt bezahlte Spenden, online und manuell erfasst; spätere Erstattungen stehen in der Spendenliste.

Der Bericht zur Spendenaktion als PDF

Ausführlicher als die E-Mail ist der Bericht, den die Übersicht der Spendenaktion unter Bericht (PDF) jederzeit erzeugt, auch während die Aktion läuft: Summe, Ziel, Durchschnitt und größte Spende; wie das Geld zusammenkam, nach Weg (Spendenseite, Formular und Knopf auf der Website, Sammelseiten, Bargeld, Überweisung, Zusage), nach Zahlungsart mit Gebühr und je Sammelseite; der Verlauf je Stunde, Tag, Woche oder Monat mit aufgelaufener Summe; die Spendenhöhen in Klassen und die fünf größten Spenden. Er nennt keine Namen und eignet sich für Vorstand und Mitglieder.

Spenden und Export

Unter Spenden stehen alle bezahlten Spenden Ihres Vereins, online und manuell erfasst. Spenden und Export in der Übersicht führt ebenfalls dorthin.

• Filter: Spendenaktion, Zeitraum mit „Von“ und „Bis“ (voreingestellt ist das laufende Jahr), „Stand“ (Bezahlt oder Erstattet, zurückgebucht, storniert) und „Art“ (Online oder Bargeld, Überweisung, Zusage). Dann Anzeigen.
• Summen: die Summe mit Zahl der Spenden und Durchschnitt, „davon manuell“, die einbehaltene Plattformgebühr und wie viele Spender eine Zuwendungsbestätigung angefordert haben.
• Liste: Datum, Spendenaktion, Spender, Art, Nummer der Zuwendungsbestätigung und Betrag. Ein Name steht dort, wenn jemand eine Zuwendungsbestätigung wollte oder mit Namen auf der Anzeige erscheinen wollte.
• Die Liste zeigt die neuesten 500 Spenden; der Export enthält alle im Zeitraum.

Den Stand einer einzelnen Spendenaktion zeigt auch ihre Seite der Spendenaktion; die letzten Spendenversuche mit ihrem Stand stehen dort im Reiter Spenden, nach dem Ende mit den Wegen zu Export und Belegen.

CSV für Excel

CSV für Excel lädt die gefilterte Liste als Datei, die sich in Excel direkt öffnet. Je Spende: Datum, Uhrzeit, Spendenaktion, Sammelseite, Betrag, Plattformgebühr, Zahlungsart, Quelle (online oder manuell), Referenz, Anzeigename, Name und Anschrift für die Zuwendungsbestätigung, E-Mail, Nummer der Zuwendungsbestätigung, Notiz und Spenden-ID.

Der Export enthält Namen, Anschriften und E-Mail-Adressen, soweit Spender sie angegeben haben. Jeder Export wird mit Zeit und Person protokolliert.

Kassenbericht für Kassenprüfer und Mitgliederversammlung

Kassenbericht (PDF) fasst das Jahr zusammen, das bei „Von“ eingestellt ist: Summe, Anzahl und Durchschnitt mit dem Vorjahr daneben, aufgeteilt nach online, Bargeld, Überweisung und Zusagen; dann nach Monat, nach Spendenaktion und nach Zahlungsart mit der einbehaltenen Plattformgebühr. Erstattete, zurückgebuchte und stornierte Spenden stehen gesondert und zählen nicht zur Summe. Der Bericht nennt keine Spender und kann so in den Prüfordner oder an den Vorstand gehen; für ein früheres Jahr „Von“ auf dieses Jahr stellen.

Unterlagen sichern

Die Aufbewahrungspflichten für Spendenunterlagen erfüllt Ihr Verein selbst (AGB § 8 Abs. 3): acht Jahre ab dem Ende des Jahres der Spende. Zwölf Monate nach dem Beenden einer Spendenaktion löscht spenden.live die Anzeigenamen ihrer Spenden. Beträge, Zahlungsdaten und E-Mail-Adressen bleiben, ebenso Name und Anschrift für die Zuwendungsbestätigung.

Die Sicherung: alles in einer Datei

In der Seitenleiste unter Sicherung laden Admins und Kasse mit Sicherung laden (ZIP) alles auf einmal für die Unterlagen des Vereins: die Spenden aller Jahre als CSV (bezahlte und in einer zweiten Datei die erstatteten, zurückgebuchten und stornierten), das Journal als CSV und jede Zuwendungsbestätigung als PDF, die Rechnungen von spenden.live, den Kassenbericht und das Verzeichnis der Zuwendungsbestätigungen je Jahr, den Bericht zu jeder Spendenaktion, dazu Verein, Steuerprofil (nur Admins) und Spendenaktionen als lesbare JSON-Dateien. Eine LIESMICH.txt nennt Stand und Inhalt.

Einmal im Jahr in den Prüfordner, beim Vorstandswechsel an die Nachfolge, vor dem Vertragsende in die Ablage: Die Datei enthält Namen, Anschriften und E-Mail-Adressen von Spendern und gehört nur in die Unterlagen des Vereins. Jeder Abruf wird mit Zeit und Person protokolliert; die Seite zeigt die letzten Abrufe. Zurück in spenden.live lässt sich die Sicherung nicht laden.

Bargeld, Überweisungen und Zusagen

Was in der Moderation oder im Reiter Spenden erfasst wurde, steht in der Spendenliste mit der Art Bargeld, Überweisung oder Zusage. Mit dem Filter „Art: Bargeld, Überweisung, Zusage“ gleichen Sie es mit der Kasse ab.

• Die Notiz beim Erfassen, etwa die Quittungsnummer, steht im Export in der Spalte „Notiz“.
• Überweisungen und Zusagen zählen auf der Anzeige und im Endbericht schon mit, bevor das Geld da ist. Halten Sie sie nach, bis es eingegangen ist.
• Einen Tippfehler stornieren Sie mit Storno: während der Spendenaktion in der Moderation unter Zuletzt (siehe Storno), sonst im Reiter Spenden in der Zeile des Eintrags. Stornierte Einträge zeigt die Spendenliste unter „Stand: Erstattet, zurückgebucht, storniert“.

Spenden erfassen, die direkt beim Verein eingehen

Nicht jede Spende kommt über die Spendenseite oder an einem Abend: Bargeld aus der Sammelbüchse, eine Überweisung auf das Vereinskonto, die Zusage eines Sponsors. Solche Spenden erfassen Sie als Admin auf der Seite der Spendenaktion im Reiter Spenden unter Bargeld, Überweisung, Zusage erfassen, jederzeit und auch nach dem Ende der Spendenaktion. Es gelten dieselben Regeln wie in der Moderation.

Jede Spende gehört zu einer Spendenaktion. Für Spenden, die zu keiner Aktion gehören, legen Sie am besten eine Dauerseite an, etwa „Spenden 2026“, und erfassen sie dort. Bei einer Dauerseite steht das Formular gleich offen, mit der Art Überweisung vorgewählt.

1. Art wählen: Bargeld, Überweisung oder Zusage.
2. Betrag in Euro eintragen, auf Wunsch einen Anzeigenamen, wenn die Person zugestimmt hat.
3. Quittungsnr. / Notiz für die Kasse, zum Beispiel die Nummer des Kontoauszugs. Die Notiz ist intern.
4. Für eine Zuwendungsbestätigung den Bereich Zuwendungsbestätigung aufklappen, das Häkchen setzen und Name und Anschrift eintragen; bei einer Überweisung zusätzlich den Tag der Gutschrift laut Kontoauszug, höchstens ein Jahr zurück.
5. Erfassen drücken. Die Spende zählt ohne Gebühr in der Summe der Spendenaktion und erscheint auf der Anzeige.

Mit E-Mail-Adresse kommt die Bestätigung als PDF per E-Mail. Ohne E-Mail-Adresse steht in der Zeile des Eintrags Bestätigung drucken. Im Journal finden Sie sie danach ebenfalls. Für Zusagen gibt es keine Bestätigung, weil das Geld noch nicht da ist.

Jede Überweisung wird einzeln erfasst; einen Abgleich mit dem Kontoauszug oder einen Import gibt es nicht. Erfassen dürfen Admins, die Kasse sieht die Einträge in der Spendenliste. In der Moderation geht das Erfassen weiterhin, siehe Bargeld, Überweisung, Zusage.

Belege für Spender

Wer mit E-Mail-Adresse spendet, bekommt gleich nach der Zahlung einen Beleg per E-Mail, im Namen Ihres Vereins. Antworten darauf gehen an Ihren Verein.

• Betrag, Verein, Spendenaktion, Datum, Zahlungsart und Referenz.
• Mit Wunsch nach Zuwendungsbestätigung: die Bestätigung als PDF im Anhang.
• Ohne Wunsch: den Hinweis, dass bis 300 € der Beleg mit dem Kontoauszug als Nachweis genügt.
• Bei Spenden mit Namen auf der Anzeige: den Link „Meinen Namen von der Anzeige entfernen“.
• Ihren Dankestext aus der Spendenaktion, wenn Sie einen eingetragen haben.

Die E-Mail-Adresse ist auf der Spendenseite freiwillig. Ohne sie gibt es keinen Beleg; das sagt die Spendenseite nach der Zahlung.

Wann Zuwendungsbestätigungen von selbst entstehen

Eine Zuwendungsbestätigung entsteht mit dem Zahlungseingang und geht als PDF mit dem Beleg an den Spender, ohne dass jemand im Verein etwas tun muss. Aussteller ist Ihr Verein. Dafür muss alles passen:

• Der Spender hat sie auf der Spendenseite angefordert, mit Name, Anschrift und E-Mail-Adresse.
• Die Spendenaktion bietet Zuwendungsbestätigungen an.
• Das Steuerprofil ist vollständig: Bescheid nicht abgelaufen, Anzeige beim Finanzamt eingetragen, Angaben nicht beanstandet.
• Beim Feststellungsbescheid liegt die Zahlung nach dem Beginn der Steuerbegünstigung.

Jede Bestätigung bekommt die nächste Nummer aus Ihrem Nummernkreis und steht danach im Journal. Im Demomodus gibt es stattdessen ein Muster ohne Nummer.

Angefordert, aber nicht ausgestellt

Fehlt beim Zahlungseingang eine Voraussetzung, etwa weil der Bescheid abgelaufen ist, geht der Beleg trotzdem raus, mit dem Hinweis, dass Ihr Verein die Bestätigung gesondert ausstellt. In der Spendenliste steht dann in der Spalte „ZB“ „angefordert“ statt einer Nummer, und der Endbericht zählt sie als noch nicht ausgestellt. Diese Bestätigungen stellt Ihr Verein selbst aus.

Bargeld und Überweisungen

Für Bargeld und für Überweisungen, die schon auf dem Vereinskonto gutgeschrieben sind, stellt die Moderation auf Wunsch gleich eine Bestätigung aus (siehe Zuwendungsbestätigung für Bargeld und Überweisungen): mit E-Mail-Adresse per Mail, ohne zum Ausdrucken. Im Journal tragen diese Bestätigungen die Marke „Bargeld“ oder „Überweisung“, und ihr PDF öffnen Sie dort jederzeit wieder, etwa wenn während der Spendenaktion keine Zeit zum Drucken war.

Zusagen und Überweisungen, die bei der Erfassung erst angekündigt waren, bestätigt Ihr Verein selbst, sobald das Geld eingegangen ist.

Das Journal der Zuwendungsbestätigungen

Unter Bestätigungen stehen alle ausgestellten Bestätigungen mit fortlaufender Nummer, Spender, Datum und Betrag. Oben zeigt die Seite, ob Bestätigungen gerade möglich sind, und warnt, wenn der Bescheid in den nächsten 90 Tagen abläuft.

• PDF öffnet die Bestätigung.
• Erneut senden schickt Beleg und Bestätigung noch einmal an die Adresse des Spenders.
• Die Spalte „Mail“ zeigt „gesendet“; bei Barspenden ohne E-Mail-Adresse steht dort „zum Ausdruck“.
• Journal als CSV lädt das ganze Journal: Nummer, Stand, Ausstellungsdatum, Tag der Zuwendung, Betrag, Zuwendender mit Anschrift, Art, Zahlungsreferenz und bei Stornos Datum und Grund.
• Verzeichnis (PDF) gibt es je Jahr: alle Bestätigungen des Jahres mit Nummer, Zuwendendem, Anschrift und Betrag, stornierte mit Grund, dazu Nummernkreis und Lückenprüfung. Das ist das Doppel, das Ihr Verein nach § 50 Abs. 4 EStDV aufbewahrt. Am Ende stehen die Anforderungen, zu denen keine Bestätigung entstand, mit dem Grund (fehlende Anschrift, Zusage, Steuerprofil).

Stornierte Bestätigungen

Wird eine Spende erstattet, zurückgebucht oder in der Moderation storniert, storniert spenden.live auch ihre Bestätigung. Die Nummer bleibt im Journal, markiert als „storniert“ mit Grund und Datum; das PDF trägt den Aufdruck „STORNIERT“.

Den Spender informieren Sie mit Spender informieren: Er bekommt eine Mail, dass die Bestätigung nicht mehr gilt und er sie nicht für die Steuererklärung verwenden soll. Das geschieht nie von selbst. Ohne E-Mail-Adresse steht dort „keine Adresse“; dann informieren Sie ihn selbst, und eine ausgedruckte Bestätigung holen Sie zurück.

Spenden erstatten

Möchte ein Spender sein Geld zurück, erstattet ein Admin die Online-Spende in der Verwaltung unter Spenden.

1. Die Spende suchen (Stand „Bezahlt“) und in ihrer Zeile Erstatten anklicken.
2. Die Seite „Spende erstatten“ zeigt Betrag, Datum, Spendenaktion, Zahlungsart, Spender und Zuwendungsbestätigung und darunter, was passiert.
3. Einen Grund wählen: „Auf Wunsch des Spenders“, „Doppelte Zahlung“, „Betrugsverdacht“ oder „Sonstiges“.
4. Das Häkchen „Ja, … zurückzahlen.“ setzen und Jetzt erstatten.

• Der ganze Betrag geht über den Zahlungsdienstleister an den Spender zurück; das Konto Ihres Vereins wird belastet. Teilerstattungen gibt es nicht, weil die Zuwendungsbestätigung sonst nicht mehr stimmt.
• Die Plattformgebühr gibt spenden.live zurück; die Gebührenabrechnung weist das aus.
• Eine ausgestellte Zuwendungsbestätigung wird storniert. Gleich danach bietet die Spendenliste Spender jetzt informieren an.
• Anzeige und Summen werden sofort korrigiert. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Bei einer Lastschrift ist das Geld einige Tage unterwegs. Lehnt der Zahlungsdienstleister ab, nennt die Seite den Grund; am häufigsten ist zu wenig Guthaben auf dem Zahlungskonto.

Bargeld, Überweisungen und Zusagen storniert man in der Moderation; das Geld gibt Ihr Verein selbst zurück.

Erstattung beim Zahlungsdienstleister, Rückbuchung

Erstatten Sie eine Spende direkt im Dashboard des Zahlungsdienstleisters, oder bucht ein Spender sie über seine Bank oder Kartenfirma zurück, übernimmt spenden.live das von selbst: Die Spende gilt als erstattet oder zurückgebucht, eine Bestätigung wird storniert, und alle Admins bekommen eine E-Mail. In diesen beiden Fällen bleibt die Plattformgebühr bestehen (AGB § 5 Abs. 3); erstatten Sie deshalb am besten in der Verwaltung.

• Bei einer Rückbuchung hat der Zahlungsdienstleister den Betrag schon vom Konto Ihres Vereins abgebucht. War die Spende berechtigt, können Sie im Dashboard des Zahlungsdienstleisters widersprechen.
• Eine Teilerstattung im Dashboard ändert die Spende nicht; sie zählt weiter mit dem vollen Betrag. Die Mail bittet Sie, eine ausgestellte Bestätigung von Hand zu prüfen.

Monatliche Abrechnung der Plattformgebühr

Die Plattformgebühr von 2,9 % inklusive Umsatzsteuer behält der Zahlungsdienstleister bei jeder Online-Spende ein. Am Ersten jedes Monats stellt spenden.live darüber eine Gebührenabrechnung für den Vormonat aus. Zu zahlen ist nichts.

• Sie kommt als PDF per E-Mail, in der Regel an den Admin, der den Verein registriert hat, und steht unter Rechnungen als „Gebührenabrechnung“, für Admins und Kasse.
• Sie nennt Zahl und Summe der Online-Spenden des Monats und die Gebühr netto, mit Umsatzsteuer und brutto.
• Eine Abrechnung gibt es nur für Monate mit Online-Spenden oder zurückgegebenen Gebühren. Bargeld, Überweisungen, Zusagen und Demospenden kosten keine Plattformgebühr.
• Erstatten Sie eine Spende in der Verwaltung noch im selben Monat, fällt ihre Gebühr aus der Abrechnung. Später erstattet, steht die zurückgegebene Gebühr als Gutschrift in der Abrechnung des Monats der Erstattung.
• Die Plattformgebühr je Spende steht auch im Export der Spendenliste, in der Spalte „Plattformgebühr (EUR)“.

Alle Rechnungen von spenden.live beschreibt der Teil Konto und Vertrag unter Rechnungen.

Wenn es hakt

Eine Frage, die hier fehlt? Admins und Kasse schreiben uns in der Verwaltung unter Hilfe, alle anderen an info@spenden.live.