Loslegen

Der Weg zur ersten echten Spendenaktion

Registrieren kostet nichts. Danach ist Ihr Verein im Demomodus: Alles funktioniert, nur echtes Geld fließt nicht. Echt wird es mit der Freischaltung; die Pflichten dafür kommen erst nach der Jahresgebühr.

Alle Schritte dieser Seite erledigt ein Admin, meist jemand aus dem Vorstand. Wer den Verein registriert, ist automatisch Admin. Kasse und Moderation kommen später per Einladung dazu.

Registrieren

Auf app.spenden.live/registrieren oder über Kostenlos testen auf dieser Website.

1. Verein: Name, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Name und Anschrift stehen später auf den Zuwendungsbestätigungen und im Impressum.
2. Gemeinnützigkeit bestätigen: Häkchen bei „Wir sind gemeinnützig (Freistellungs- oder Feststellungsbescheid liegt vor).“ Die Angaben aus dem Bescheid tragen Sie später im Steuerprofil ein.
3. Verträge annehmen: Häkchen bei „Ich handle für den Verein und akzeptiere die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von spenden.live einschließlich der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Anlage).“ Beide Texte sind dort verlinkt und kommen als PDF mit der Willkommensmail. Damit besteht der Nutzungsvertrag, zunächst kostenlos im Demomodus; zahlen müssen Sie erst, wenn Sie echte Spenden annehmen wollen (siehe Verträge).
4. Zugang: Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort mit mindestens zwölf Zeichen. Am einfachsten ist ein Satz aus mehreren Wörtern.
5. Weiter drücken. Sie sind sofort angemeldet und in der Verwaltung Ihres Vereins.

spenden.live steht gemeinnützigen Vereinen offen, eingetragenen und nicht eingetragenen, außerdem gemeinnützigen GmbH und UG (haftungsbeschränkt). Die Rechtsform ist zunächst „e. V.“; eine gGmbH oder gUG erkennt die Registrierung am Rechtsformzusatz im Namen. Stimmt die Rechtsform nicht, etwa weil Ihr Verein nicht eingetragen ist, wählen Sie im Impressum unter Rechtsform die richtige.

E-Mail-Adresse bestätigen

Direkt nach der Registrierung kommt die Mail „Willkommen bei spenden.live – so probieren Sie es aus“. Darin E-Mail-Adresse bestätigen anklicken und auf der Seite, die sich öffnet, noch einmal bestätigen.

• Der Link gilt 48 Stunden. Ist er abgelaufen, fordern Sie mit Neuen Link anfordern einen neuen an.
• Ohne Bestätigung geht alles im Demomodus. Nur das Zahlen der Jahresgebühr und Einladungen ins Team warten darauf, denn beides läuft in Ihrem Namen. Die Seiten Freischaltung und Team sagen es an Ort und Stelle und bieten Link erneut senden, höchstens dreimal pro Stunde.

Die E-Mail-Adresse selbst können Sie nicht ändern. Bei einem Tippfehler schreiben Sie uns in der Verwaltung unter Hilfe.

Im Demomodus ausprobieren

Bis zur Freischaltung läuft alles im Demomodus. Oben in der Verwaltung steht auf jeder Seite das Band „Demomodus. Alles funktioniert, nur echtes Geld fließt nicht.“ mit dem Knopf Jetzt freischalten. Sie können Spendenaktionen anlegen und starten, auf dem Handy spenden, auf der Anzeige zusehen, Ihr Team einladen und die Moderation üben.

Die Übersicht der Verwaltung zeigt dafür den Kasten „Willkommen! In drei Schritten zu Ihrer ersten Spendenaktion“:

1. Spendenaktion anlegen: Beispielaktion anlegen legt mit einem Klick eine fertige Aktion an („Sommerfest“ mit dem nächsten Jahr, Ziel 5.000 €, Beträge von 10 bis 250 €). Titel, Ziel und Beträge ändern Sie auf der Seite der Spendenaktion mit Bearbeiten, dort löschen Sie sie auch wieder (siehe Bearbeiten und löschen). Oder Sie wählen Selbst anlegen.
2. Ausprobieren: Anzeige öffnen auf dem Laptop, den QR-Code mit dem Handy scannen, spenden und auf der Demo-Zahlseite Zahlung simulieren drücken. Die Spende erscheint sofort auf der Anzeige.
3. Aussehen: Logo und Farben Ihres Vereins unter Erscheinungsbild.

Die Spendenseite nimmt im Demomodus alles an, was Gäste später auch eingeben: Betrag, Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und den Wunsch nach einer Zuwendungsbestätigung. Alles aus dem Demomodus ist gekennzeichnet: Spendenseite und Anzeige tragen das Wasserzeichen „Demomodus“, die Belegmail beginnt mit „[Demo]“, und die Zuwendungsbestätigung ist ein Muster ohne Nummer mit dem Aufdruck „DEMO MUSTER“, auch ohne Steuerprofil. Die Moderation für die Spendenaktion probieren Sie genauso aus; wie sie funktioniert, steht im Teil Während der Spendenaktion.

Selbst angelegte Spendenaktionen beginnen als Entwurf. Ihre Spendenseite meldet „Seite nicht gefunden“, bis Sie auf der Seite der Spendenaktion Starten drücken. Im Demomodus geht das ohne Zahlungskonto und ohne vollständiges Impressum.

Verträge: AGB, Auftragsverarbeitung und Konditionen

Beide Verträge haben Sie mit der Registrierung angenommen. Unter Verträge in der Seitenleiste (Gruppe „Vertrag“) stehen sie mit Fassung, Zeitpunkt und Person, der vollständige Text zum Lesen, Drucken oder Speichern als PDF, und darunter Ihre Konditionen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Die AGB gelten ab der Registrierung. Der Nutzungsvertrag ist zunächst kostenlos, das ist der Demomodus. Das Jahresabo bestellen Sie erst mit der Zahlung der Jahresgebühr bei der Freischaltung; vorher entsteht keine Zahlungspflicht. Erscheint später eine neue Fassung, nimmt ein Admin sie beim nächsten Anmelden mit einem Häkchen an; bis dahin gilt die bisherige Fassung weiter, und die Seite Verträge zeigt, was sich geändert hat.

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

spenden.live verarbeitet für Ihren Verein Daten Ihrer Spender, etwa Namen und Anschriften. Dafür schreibt die DSGVO eine Vereinbarung vor. Sie ist Anlage der AGB und gilt ab der Registrierung, auch für Testspenden im Demomodus. Deshalb nimmt die Spendenseite von Anfang an Namen an, und Sie können Ihr Team einladen, sobald Ihre E-Mail-Adresse bestätigt ist.

Konditionen

Die Karte Konditionen zeigt, was Ihr Verein zahlt: die Jahresgebühr von 49 € je Vertragsjahr und die Plattformgebühr je Online-Spende, beides inklusive Umsatzsteuer. Der Standard sind 2,9 %; haben Sie Sonderkonditionen oder einen Verbandscode, steht dort Ihr Satz. Ein Aktionscode für das erste Vertragsjahr steht ebenfalls dort. Die Gebühren des Zahlungsdienstleisters kommen dazu; sie rechnet Stripe direkt mit Ihrem Verein ab.

Steuerprofil für Zuwendungsbestätigungen

Die Angaben aus Ihrem Bescheid erscheinen wörtlich in jeder Zuwendungsbestätigung. Im Demomodus gibt es die Bestätigung immer als Muster; im Echtbetrieb bietet die Spendenseite ohne vollständiges Steuerprofil keine an, spenden geht trotzdem. Die Freischaltung braucht das Steuerprofil nicht.

Unter Steuerprofil (Gruppe „Verein“) tragen Sie ein:

• Bescheid: Art des Bescheids (Freistellungsbescheid, gilt fünf Jahre, oder Feststellungsbescheid nach § 60a AO, gilt drei Jahre), sein Datum, Finanzamt und Steuernummer. Beim Freistellungsbescheid zusätzlich den letzten Veranlagungszeitraum, beim Feststellungsbescheid, ab wann die Steuerbegünstigung gilt.
• Begünstigte Zwecke laut Bescheid. Sind Mitgliedsbeiträge bei Ihnen steuerlich nicht abziehbar, setzen Sie das Häkchen dazu; bei Sport, Heimatpflege und Brauchtum setzt spenden.live es selbst.
• Maschinelles Verfahren: das Datum, an dem Sie dem Finanzamt die maschinelle Erstellung angezeigt haben (siehe unten), und wer im Namen des Vereins unterzeichnet, mit Funktion.

Steht Ihr Verein im Zuwendungsempfängerregister des Bundeszentralamts für Steuern, sind Art und Datum des Bescheids, Finanzamt und Zwecke beim ersten Öffnen schon eingetragen. Vergleichen Sie sie mit Ihrem Bescheid und ergänzen Sie den Rest. Weichen Ihre Angaben später vom Register ab, zeigt das Steuerprofil einen Hinweis; Bestätigungen gibt es trotzdem.

Nach dem Speichern zeigt die Seite unter „Noch nicht bereit“, was für echte Bestätigungen noch fehlt.

Anzeige beim Finanzamt

Zuwendungsbestätigungen ohne Unterschrift setzen voraus, dass der Verein die maschinelle Erstellung einmal beim Finanzamt anzeigt. Eine Genehmigung ist nicht nötig. Im Steuerprofil führt Musterschreiben für die Anzeige zu einem Schreiben, das mit Ihren Angaben vorausgefüllt ist: als PDF zum Unterschreiben und Abschicken oder als Text für eine Nachricht über Mein ELSTER. Danach tragen Sie das Datum der Anzeige im Steuerprofil ein. Erst dann stellt spenden.live Bestätigungen aus.

Das Schreiben sagt dem Finanzamt eine Verfahrensdokumentation auf Anforderung zu. Ein vorausgefülltes Muster liegt unter Muster der Verfahrensdokumentation: laden, Angaben in eckigen Klammern ergänzen, freigeben und zu Ihren Unterlagen nehmen.

Prüfung und Ablauf des Bescheids

Den Bescheid selbst laden Sie nicht hoch; es zählen die Angaben im Steuerprofil. spenden.live prüft sie, damit niemand mit erfundenen Daten Bestätigungen ausgibt; Bestätigungen gehen währenddessen schon. Ändern Sie später Angaben zum Bescheid, prüft spenden.live sie neu.

• Beanstandet spenden.live die Angaben, steht der Grund im Steuerprofil, und alle Admins bekommen eine E-Mail. Bis Sie die Angaben korrigiert haben, gibt es keine Bestätigungen.
• Läuft der Bescheid ab, erinnert spenden.live 60 und 14 Tage vorher per E-Mail; das Steuerprofil zeigt es ab 90 Tagen vorher. Den neuen Bescheid tragen Sie dort ein, sobald er vorliegt.
• Den Aufbau der Bestätigungsnummer legen Sie unten im Steuerprofil unter „Nummernkreis“ fest, solange noch keine Bestätigung ausgestellt ist.

Musterschreiben und Verfahrensdokumentation sind Muster, keine Steuerberatung. Im Zweifel fragen Sie Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung.

Impressum und Datenschutz der Spendenseite

Ihre Spendenseite ist ein öffentliches Angebot Ihres Vereins und braucht ein Impressum. Unter Impressum ist es aus Registrierung, Steuerprofil und Ihrem Zugang vorbelegt; ändern Sie, was nicht passt.

• Pflicht: Name, Straße und Hausnummer (kein Postfach), Postleitzahl, Ort und eine Kontakt-E-Mail-Adresse. Fehlt davon etwas, lässt sich nach der Freischaltung keine Spendenaktion starten; im Demomodus steht es dem Ausprobieren nicht im Weg.
• Dringend empfohlen: die Vertretungsberechtigten (bei Vereinen der Vorstand nach § 26 BGB, bei einer gGmbH oder gUG die Geschäftsführung) und bei eingetragenen Vereinen und Gesellschaften Registergericht und Registernummer. Ohne sie geht es weiter, aber vor der ersten Spendenaktion mit echten Spendern gehören sie dazu.
• Datenschutz-Kontakt (freiwillig): etwa Ihre Datenschutzbeauftragte. Ohne Angabe gehen Anfragen von Spendern an die Kontakt-Adresse.

Die Datenschutzhinweise für Ihre Spender stellt spenden.live als Vorlage bereit. Lesen Sie sie einmal mit Datenschutzhinweise ansehen und prüfen Sie, ob sie zu Ihrem Verein passen.

Erscheinungsbild

Unter Erscheinungsbild bekommen Spendenseite und Anzeige das Gesicht Ihres Vereins. Rechts sehen Sie beides sofort, noch vor dem Speichern.

• Stil: Seriös, Ruhig, Verspielt oder Festlich.
• Logo: am besten PNG mit transparentem Hintergrund oder SVG, höchstens 1 MB.
• Farbwelt: eine von sechs Vorgaben oder eigene Farben. spenden.live prüft den Kontrast, damit alles auf Beamer und Handy lesbar bleibt.

Die Verwaltung selbst bleibt im Design von spenden.live.

Freischaltung: vom Demomodus zur echten Spendenaktion

Der Knopf Jetzt freischalten im Band oben und der Eintrag Freischaltung in der Seitenleiste führen auf dieselbe Seite. Dort sind es zwei Schritte in dieser Reihenfolge. Voraussetzung ist eine bestätigte E-Mail-Adresse; ein Häkchen gibt es nicht mehr, die AGB gelten seit der Registrierung.

Schritt 1: Jahresgebühr zahlen

1. Die Seite nennt den Preis: 49 € für zwölf Monate inklusive 19 % Umsatzsteuer. Mit der Zahlung bestellen Sie das Jahresabo nach § 5 der AGB; es verlängert sich jährlich und ist unter Abo kündbar. Die Jahresgebühr der folgenden Vertragsjahre wird mit derselben Zahlungsart eingezogen; den Einzug kündigt spenden.live vorher per E-Mail an.
2. Haben Sie einen Aktions- oder Verbandscode, klappen Sie Aktions- oder Verbandscode? auf und lösen ihn vor dem Zahlen ein, falls nicht schon bei der Registrierung geschehen. Die Jahresgebühr des ersten Vertragsjahres und bei Verbandscodes der Gebührensatz richten sich dann nach dem Code; der Knopf zeigt den Betrag.
3. Jetzt freischalten · 49 € zahlen führt auf eine gesicherte Seite von Stripe: Karte, Apple Pay, Google Pay, Amazon Pay oder SEPA-Lastschrift.
4. Die Rechnung kommt per E-Mail und steht unter Rechnungen.

Mit SEPA-Lastschrift dauert die Bestätigung einige Werktage. Schritt 2 können Sie schon währenddessen erledigen; bitte nicht noch einmal zahlen. Klappt die Freischaltung nicht innerhalb von drei Monaten, weil Stripe das Zahlungskonto ablehnt oder nicht freigibt, können Sie vom Jahresabo zurücktreten und bekommen die Jahresgebühr zurück (AGB § 4 Abs. 4); der Demomodus läuft dann weiter.

Schritt 2: Zahlungskonto verbinden

Jeder Verein hat ein eigenes Konto bei Stripe, auf dem die Spenden eingehen. Mit Zum Zahlungskonto und Zahlungskonto einrichten legen Sie es an; wie das genau geht, steht unter Zahlungskonto.

Die Freischaltung passiert von selbst

Sobald die Jahresgebühr eingegangen ist und Stripe Zahlungen für Ihr Konto freigegeben hat, schaltet spenden.live Ihren Verein frei. Damit beginnt Ihr erstes Vertragsjahr. Bis dahin läuft der Demomodus weiter; das Band oben sagt dann „Jahresgebühr bezahlt“.

Abo und Rechnungen

• Das Abo verlängert sich jeweils um ein Jahr. Den Einzug der nächsten Jahresgebühr kündigt spenden.live vier Wochen vorher per E-Mail an.
• Kündigen können Sie unter Abo zum Ende eines Vertragsjahres, spätestens drei Monate vorher. Dort sehen Sie auch die Frist und können die Zahlungsart ändern.
• Unter Rechnungen stehen die Rechnung über die Jahresgebühr und für jeden Monat mit Online-Spenden eine Abrechnung der einbehaltenen Plattformgebühren. Die Abrechnung ist nur zur Information, zu zahlen ist dafür nichts.

Das Zahlungskonto bei Stripe

Spenden landen direkt auf dem Stripe-Konto Ihres Vereins und von dort auf Ihrem Bankkonto. spenden.live hält kein Spendergeld und behält je Online-Spende nur die Plattformgebühr von 2,9 % (inklusive Umsatzsteuer) ein.

1. Unter Zahlungskonto auf Zahlungskonto einrichten drücken.
2. Stripe öffnet ein kleines Anmeldefenster: Dort legen Sie einmalig einen Zugang bei Stripe an oder melden sich an. Öffnet sich nichts, erlauben Sie Pop-up-Fenster für die Seite.
3. Dann erfassen Sie in spenden.live: die vertretungsberechtigte Person mit Geburtsdatum und Anschrift, die Registernummer (bei eingetragenen Vereinen) und die Bankverbindung (IBAN). Sie können jederzeit unterbrechen und später weitermachen.
4. Stripe prüft die Angaben; das schreibt das Geldwäschegesetz vor. Den Stand sehen Sie auf der Seite Zahlungskonto; sie aktualisiert sich während der Prüfung von selbst. Ist Stripe fertig, bekommen die Admins Ihres Vereins eine E-Mail.

Diese Angaben sieht nur Stripe, nicht spenden.live. Hat Ihr Verein schon ein Stripe-Konto, melden Sie sich im Anmeldefenster damit an. Stripe übernimmt Ihre geprüften Vereinsdaten und legt für spenden.live ein zusätzliches Konto an; Ihr bisheriges Konto bleibt, wie es ist.

Stand und offene Angaben

• Zahlungen annehmen und Auszahlung auf das Bankkonto zeigen „in Prüfung“ oder „aktiv“. Echte Spendenaktionen starten, sobald Zahlungen aktiv sind; die Auszahlung folgt, wenn Stripe die Bankverbindung geprüft hat.
• Braucht Stripe noch etwas, steht es unter „Offene Angaben“, mit dem Hinweis „jetzt erforderlich“ oder „später fällig“. Angaben ergänzen führt dorthin.
• Status aktualisieren fragt den Stand sofort bei Stripe ab.
• Stripe-Dashboard öffnen führt in Ihr Konto bei Stripe: Auszahlungen, Kontoauszüge und die Gebühren von Stripe stehen dort. Die Gebühren von Stripe trägt der Verein nach seinem Vertrag mit Stripe, zusätzlich zur Plattformgebühr.

Zweiter Faktor für Admins

Admins verwalten Verträge, Zahlungskonto und Team. Ein zweiter Faktor schützt diesen Zugang, falls jemand das Passwort kennt. Er ist freiwillig; wir empfehlen ihn jedem Admin, spätestens mit der Freischaltung.

• Passkey (empfohlen): Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN statt Passwort und Code.
• Authenticator-App: ein sechsstelliger Code, der alle 30 Sekunden wechselt.

Einrichten können Sie ihn jederzeit über Zwei-Faktor unten in der Seitenleiste; sobald er eingerichtet ist, verlangt jede Anmeldung ihn. Richten Sie am besten zwei Wege ein, etwa einen Passkey und die App oder Passkeys auf zwei Geräten. Ist Ihr Gerät verloren, schreiben Sie an info@spenden.live. Für Kasse und Moderation gilt dasselbe: freiwillig, jederzeit im Konto.

Team einladen

Unter Team laden Sie Vorstand, Kasse und Helfer ein. Das geht, sobald Ihre E-Mail-Adresse bestätigt ist, auch im Demomodus.

• Admin: alles, auch Zahlungskonto, Verträge, Steuerprofil und Team. Für den Vorstand.
• Kasse: liest Spenden, Zuwendungsbestätigungen und Rechnungen und exportiert sie, ändert nichts. Für Kassenwart oder Steuerberatung.
• Moderation: nur die Moderationsseite der zugewiesenen Spendenaktionen. Für Helfer bei der Spendenaktion.

Die Einladung kommt per E-Mail und gilt sieben Tage; den Link können Sie auch kopieren und selbst weitergeben. Wer annimmt, legt ein Passwort fest und sagt Vertraulichkeit für Spenderdaten zu. Was die Moderation während der Spendenaktion tut, steht im Teil Während der Spendenaktion.

Spendenaktion starten

Eine Spendenaktion ist eine Spendenaktion mit eigener Spendenseite, eigenem QR-Code und eigener Anzeige. Sie beginnt als Entwurf und nimmt Spenden an, sobald Sie auf der Seite der Spendenaktion Starten drücken.

Nach der Freischaltung prüft spenden.live dabei:

• Das Zahlungskonto kann Zahlungen annehmen.
• Das Impressum hat alle Pflichtangaben.
• Die Jahresgebühr ist nicht trotz Mahnung offen.

Fehlt etwas, nennt die Seite der Spendenaktion den Grund mit einem Link dorthin. Pausieren hält die Spendenseite an, ohne die Spendenaktion zu beenden; Beenden schließt sie ab. Wie Sie Beamer und Moderation bei der Spendenaktion bedienen, steht im Teil Während der Spendenaktion.

Wenn es hakt

Eine Frage, die hier fehlt? Schreiben Sie uns in der Verwaltung unter Hilfe oder an info@spenden.live.